GUIDELINES ON HOW TO DETECT FAKE TITLES

GUIDELINES ON HOW TO DETECT FAKE TITLES

Reference: http://lra.gov.ph/files/guidefake.htm

1.    Check if the initials, signatures, technical description, annotation and other component elements appearing on the front and at the back of the original are exactly the same as that appearing on the owner’s duplicate copy of the title.  Any variance is a ground for suspicion;

2.    Judicial Forms for titles are considered accountable forms.  A serial number is assigned to each judicial form.  The serial number to be used for the original copy is printer in RD and the serial number for the duplicate copy is in black.  The LRA distributes the judicial forms with serial number in consecutive order to the various Registries of Deeds.  Any certificate of title bearing a serial number which is not among the ones delivered to a particular registry is of doubtful authenticity;

3.    A number is assigned to each judicial form.  It is indicated on the upper left-hand corner of the form.  Example:  Judicial Form No. 109 is used for the original copy of the TCT which emanated from a decree of registration and Judicial Form No. 109-D is used for the title is not the proper form as indicated by the Judicial Form number, this should be investigated;

Immediately below the Judicial Form number is the year the form was printed or revised.  If, for instance, the judicial form on which the title was prepared bears a date previous to the time when such form was printed or revised, then this is a ground for suspicion;

4.    The owner’s duplicate copy of the title contains the words “Owner’s Duplicate Certificate” on the left side margin of the judicial form.  On the lower left corner of the form is affixed a red seal.  The seal should not blot or stain when wet;

5.    The last two digits of the title number should correspond with the page number of the registration book indicated on the upper right corner of the title.  Any variance should be investigated;

6.    A reconstituted transfer certificate of title is identified by the letters “RT” preceding the title number, while the reconstituted original certificate of title carries the letter “RO” before the title number;

7.    The Central Bank judicial form is printed on security paper which contains security features.  The paper is 50% cotton and 50% chemical wood pulp with artificially colored silk fibers.  It has a NALTDRA or LRA watermark which can be seen if held against the light.  Patently fake titles are usually printed in forms made of cartolina or some other material of inferior quality.

8.    Check if the Register of Deeds who signed the title was the incumbent register of deeds at the time the title was issued;

9.    Check the entry of a related transaction in the Primary Entry Book to be certain that the title was issued on the basis of a duly registered document;

10. Check the Enumeration Book or logbook which contains information on the personnel assigned to prepare the title on a certain date and the serial number of the judicial form used;

11. Check the Releasing Book if there was a title of such number that was released by the registry on that certain date;

12. Of necessary, trace the history of the title to determine the genuineness of its source.  This may entail going back to the mother title, the derivative titles and relevant documents.

13. If necessary, trace the history of the title to determine the genuineness of its source.  This may entail going back to the mother title, the derivative titles and relevant documents.

SA KABATIRAN NG MADLA

Ang Land Registration Authority (LRA) ay isang kawanihan ng pamahalaan sa ilalim ng Department of Justice (DOJ), na ang pangunahing mandato aypangalagaan at patatagin ang sistema ng pagapatitulo sa  lupa (Torrens system) sa Pilipinas. Sa pamamagitan ng mga tanggapan ng Register of Deeds namatatagpuan sa mga lalalawigan at lungsod sa buong Pilipinas, ito ay nagsisilbing pampublikong sadlakan at patalaan  ng kasulatan at dokumento

patungkol satitulado at hindi tituladong lupa at “chattel mortgages”. Sang-ayon sa mando na sinasaad ng batas, ang LRA ay patuloy na gumagawa ng kaparaanan upangmaprotekatahan at maiwasan ang maanomalyang paglilipat ng titulo at upang mapadali ang proseso nito.

Dahil dito aming minarapat na ipalathala ang mga dapatalamin upang mapansin/malaman ang isang pekeng titulo:

Ano ang hitsura ng titulo?

Ang titulo ay ginagawa na magkapares, ang orihinal (original copy) ay nakatago sa Registerof Deeds office at ang isa naman ay binibigay sa may-ari ng lupa,ito yung “owner’s duplicate copy”. Tingnang mabuti ang orihinal at duplikadong kopya ng titulo upang malaman kung and duplikadong kopya ay katulad ngorihinal.  Ang tunay na duplikadong kopya ng titulo ay kailangang carbon copy ng orihinal na kopya ng titulo.  Kung pareho itong (carbon copy) tulad ng OrighinalCertificate of Title (OCT), kailangang minakinilya ito ng sabay, samakattuwid, magkatulad sa lahat ng bagay.  Sa kaso ng Transfer Certificate of Title (TCT), angorihinal owner’s duplicate ay kailangang parehong-pareho rin.

• Suriing mabuti ang inisyal at lagda sa dalawang titulo gayon din ang pagkakasulat  ng mga datos ay kailangang magkatulad na  magkatulad sila at ang anumang pagkakaiba ay sapat na basehan upang pagdudahan.

• Alamin kung ang serial number ng pormularyong pambansa (judicial form) na ginamit sa titulo ay katulad ng serial number ng pormulasyong pambansa  naibinigay ng Land Registration Authority (LRA) o ng Land Management Bureau (LMB-DENR), Provincial Environment and Natural Resource Officer (PENRO-DENR), Department of Agrarian Reform (DAR), National Commission for Indigenous People (NCIP) na siyang gumawa ng titulo.

• Alamin kung ang Registry of Deeds, Kalihim ng DENR, o PENRO, o tamang opisyal ng NCIP na  siyang nakakasakop sa lalawigan  o lungsod kung saan naroroon  ang lupain na siyang gumanap sa sinasabing pirmahan.

• Sa kaso ng mga titulong base sa patente, ang pagtiyak ay kailangang isagawa sa LMB o DENR/PENRO/RED na may kinalaman dito.

• Sa kaso ng  mga titulong bagong patente, tiyakin na ang mga petsang nakalagay ng pirmahan ng Director ng PENRO/ RED o Kalihim ay tugma sa  panahonng kanilang panunungkulan.

• May sapat bang basehan ang isang titulo?

• Alamin kung ang paglipat ng ari-arian ay legal at suportado ng mga kinakailangang kasulatan. Pumunta sa Register of Deeds para malaman  ang mgadetalyeng ito.

• Tingnan kung ang titulong sinasabing binago mula sa isang Registry tungo sa pinabagong Registry ay nasa talaan ng Registry of Deeds na pinagmulan.

• Sa mga kasong ang titulo ay ibinase sa patente tiyakin na ang luwang o laki ng sukat nito ay hindi lumampas sa laki at luwang na itinakda ng batas atalituntuning panloob.

• Alamin kung ang lupang nasasakop ng patente ay sakop ng teritoryal dyurisdiksyon ng DENR Field Office na nagbigay nito. 

• Kung ang munisipyongsumasakop sa lupaing nasa patente ay wala sa ilalim ng nasasakupan ng nagbibigay na DENR Field Office, hindi totoo aand titulo.

• Alamin kung ang lupang sakop ng patente ay hindi lumagpas sa hangganan na itinalaga sa iba’t ibang paraan  ng pagkuha nito sa ilalim ng Konstitusyon atiba pang umiiral na batas.

• Ang pagtungo at paglilinaw sa Office of the Registry of Deeds (ROD) ang pinakamabisang paraan upang malaman ang katotohanan.

• Ano ang dapat malaman sa “reconstituted title”?

• Alamin kung isa itong muling ginawa na titulo, dapat ay reconstituted title ito na may kasamang “RT” o may mga numerong nasa loob ng perentesis at sakasamang sipi nito.

• Alamin kung may mga blankong bahagi sa titulo na hindi nasulatan o may nakalagay na N.A. o Not Available sa paliwanag ng kasaysayan ng  pinagmulan mgtitulo nito.

• Sa kaso ng OCT tiyakin na ang Technical Description ay pinatunayang totoo at tama ng tagapangasiwa ng sangay ng pagsussukat (survey’s division) osinumang awtorisadong opisyal.

• Sa kaso ng OCT na ibinigay ng DENR/RED, alamin kung ang ginamit na pormulasyonng pambansa ay tama.  Halimbawa kung Homestead patent ang  Judicial Form ay Form No. 67, para sa libreng patente, Form No. 54, MSA Form No. 167 at SA-Form No.11.

• Sa kaso ng espesyal patent, alamin kung ang ginamit na porma ay ang pormang itinakda ng batas at naglalaman ng lahat ng kaalaman (data) nakinakilangan.

• Ang lokasyon ba ng lupa ay naayon sa nakalagay sa titulo?

• Ang isa sa pinakamainam na paraan upang malaman na ang lokasyon ng lupa ay naaayon sa nakalagay sa titulo ay tumungo sa tanggapan ng Assessor’s Office. Kumuha ng pinakabagong Tax Declaration at itoy paghambingin sa titulo, sapagkat ang title number nakasaad din dito sa Tax Declaration.

• Ano ang dapat gawin bago bumili ng lupa na may titulo?

• Ang pinakamabisang paraan ay pumunta sa Register of Deeds at kayo na mismo ang kumuha ng “certified true copy” ng titulo na inaalok sa inyo.  Saganitong paraan, maiiwasan ninyo na kayo ay mapalusutan ng huwad na titulo.

• Pumunta rin sa Assessor’s Office at kumuha ng pinakabagong Tax Declaration ng lupa. Sa ganitong paraan,  masisiguro ang  pakakakilanlan  sa lokasyon at may-ari ng lupa.